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岗位说明书:编写的五大误区

2010-06-19 11:22:10 来源:爱博人力资源网 浏览次数:0
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  在日常的服务过程中,经常发现这个的现象,岗位位说明书不规范、长期不修改、放在文件柜里、员工了解少或不拿之当回事等,其实这里面很大的责任在于人力资源编写部门的作为不得力。

      在岗位说明书编写工作中,为什么会出现这样或那样的误区?笔者认为,出现误区的原因主要有以下五点:


  一、为编写而编写
  目前,在一些企业中,由于管理流程的不规范,或管理者本身的行为不规范等问题,使得企业存在职责不清、工作任务随意性较大、出现问题互相推诿等管理问题,不少企业只关注岗位说明书的结果或形式,使得岗位说明书成为现实工作流程的“再现”。从某种意义上讲,笔者认为企业岗位说明书编写工作的开展,应该侧重于工作分析的过程,把岗位说明书的编写工作作为企业现有岗位的一次大盘点,或者说是一次业务流程的重组,从而明确各岗位的职责与权限,规范工作流程,以实现科学管理的目的。


  二、缺乏专业训练
  岗位说明书的编写是人力资源管理工作的一项专门技术。不少企业由于缺乏岗位说明书编写的专业技能或培训,所以也存在描述不规范,用语不准确的现象。尤其是在岗位职责的描述上,它应该是关于一项工作最终要取得的结果的陈述,因此,应准确、清晰地界定岗位任职人应承担的责任,所具有的权限和工作必须达到的目标、规范权责利的关系。但不少企业的岗位说明书在描述用语的选择上,笼统地使用“负责、管理”等词语,导致岗位职责的描述“千岗一面”,使岗位职责描述过小或者过大。


  三、宣传不到位
  岗位说明书的编写应是一个由上而下的过程,涉及到企业各个层面。编写岗位说明书的目的就是要使员工明确自己的工作责任、作用及基本要求等,所以,在编制过程中应得到全体员工的支持和参与。但是不少企业或各级管理者把该项工作作为“作业”来应付,并没有与员工充分交流,甚至在岗位说明书形成之后,忽视了任职人的“反馈”或“确认”环节,所以作用不大;有的由于宣传不到位,员工不知道岗位说明书的作用,有些员工误认为岗位说明书编写就是要“定员、定编”,这对员工显然是一种威胁,由此出现员工不理解、不利用、不执行的情况,使岗位说明书变成可有可无的摆设。例如,在对任职人资格进行界定时,有些员工感到恐慌。若按照行业通行的标准对岗位任职人资格进行界定,很多老员工的学历或者技能达不到企业要求,因此他们就会认为岗位说明书是企业给他们设置的障碍,由此产生敌对思想。


  四、工作定位不明晰
  不少企业把编写岗位说明书的工作定位于优化企业的工作流程,解决多头领导现象,改善现有的职责划分等。但是在实际工作中常常会面临两难的选择:是对企业各个岗位工作的现状的描述还是对目标状态的描述,即“是什么”和“应是什么”的问题。若选择后者“应是什么”,则在界定各个岗位职责时必须对现存的职责交叉、职权不明的现象进行调整,这将导致一部分员工的工作职责和权限的变动,可能招致抵制的阻力,因此,编写工作必须得到管理者高层的认同或支持。
  与此同时,我国的一些企业,特别是一些民营企业管理极不规范,工作任务的分配通常取决于员工个人的工作能力和领导的意志,使得基层员工疲于应付上级的命令,“忙的忙死、闲的闲死”,造成“工作无计划、管理打乱仗”的现象。


  五、岗位说明书修订不及时
  随着企业经营环境的变化和企业的发展,企业中工作业务流程也在不断变化,由此部门职责及岗位工作内容与要求也会不断地发生变化,尤其是网络时代的新兴行业更是如此。一般而言,岗位说明书应不断修改,修改的频率应根据行业的发展和职责的变化情况灵活进行选择。因此当企业发生重大组织变革和战略调整时,企业应及时修订岗位说明书。然而,一些企业的岗位说明书并没有随着企业的发展而变化,使得原有岗位说明书在新形式下已失去价值,岗位说明书的规范和指导作用也难以发挥。

 


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